Thuyết trình: chuẩn bị phần hỏi, không chỉ phần nói

Thuyết trình là kỹ năng dùng suốt bốn năm và suốt sự nghiệp — nhưng ít ai được dạy cách làm.

Và phần lớn người dồn công sức vào phần nói, trong khi phần quyết định thường là các câu hỏi sau đó.

Cấu trúc bài nói

• Bám đúng thời lượng — vượt giờ là ấn tượng xấu đầu tiên và thường bị trừ điểm.
• Mở đầu nêu bạn sẽ nói về gì — một câu.
• Ba tới bốn ý chính — nhiều hơn thì người nghe không nhớ được.
• Mỗi ý một ví dụ hoặc bằng chứng.
• Kết luận nhắc lại ý chính, không giới thiệu ý mới.
• Dành nhiều thời gian nhất cho phần kết quả, ít nhất cho phần giới thiệu.

Làm slide

• Ít chữ — slide là hỗ trợ, không phải bản đọc.
• Một ý một slide.
• Chữ đủ lớn để người ngồi cuối phòng đọc được.
• Hình và biểu đồ thay cho đoạn văn khi có thể.
• Đừng đọc slide — đây là lỗi phổ biến nhất và người nghe nhận ra ngay.
• Kiểm slide chạy được trên máy sẽ dùng — định dạng và phông chữ hay lỗi.

Tập nói

• Tập nói to ít nhất ba lần, bấm giờ — nói trong đầu không tính.
• Tập trước một người nếu được, và nhờ họ hỏi.
• Chuẩn bị bản rút ngắn phòng khi bị yêu cầu nói nhanh hơn.
• Biết mình sẽ nói gì ở câu đầu tiên — nó gỡ phần lớn cảm giác run.
• Đừng học thuộc từng chữ — quên một câu là mất mạch. Nhớ ý, không nhớ câu.

Chuẩn bị phần hỏi

Phần bị bỏ qua nhiều nhất, và thường quyết định điểm:

• Dự đoán ba tới năm câu hỏi và viết câu trả lời ra giấy.
• Các câu hay gặp: vì sao chọn cách này, hạn chế là gì, nếu làm lại thì làm khác gì, số liệu này lấy ở đâu.
• Tự đọc lại bài với con mắt phản biện — chỗ bạn thấy chưa chắc thì người nghe cũng thấy.
• Nắm chắc mọi con số trong bài — bị hỏi mà không nhớ số của mình là rất bất lợi.
• Nếu không biết, nói không biết kèm cách bạn sẽ tìm hiểu — luôn tốt hơn bịa.

Khi đang nói

• Nói chậm hơn bạn nghĩ là cần — người ta luôn nói nhanh hơn khi hồi hộp.
• Nhìn vào người nghe, không nhìn màn hình.
• Dừng vài giây giữa các ý — nó giúp người nghe theo kịp.
• Nếu quên, dừng và nhìn ghi chú — bình thường, không ai để ý như bạn nghĩ.
• Nếu có sự cố kỹ thuật, giữ bình tĩnh và nói tiếp — bạn vẫn trình bày được không cần slide.

Bớt run

• Chuẩn bị kỹ là cách hiệu quả nhất — phần lớn run đến từ việc không chắc mình sẽ nói gì.
• Tới sớm và làm quen với phòng.
• Hít thở chậm vài lần trước khi bắt đầu.
• Run là bình thường và người nghe thấy ít hơn bạn nghĩ nhiều.
• Nó giảm dần theo số lần — nhận mọi cơ hội thuyết trình trong bốn năm.

Với bài nhóm

• Chia phần rõ ràng và tập chuyển giữa các phần.
• Mọi người phải hiểu toàn bộ bài — câu hỏi có thể rơi vào bất kỳ ai.
• Thống nhất ai trả lời loại câu hỏi nào.
• Tập cả nhóm ít nhất một lần — nó lộ ra chỗ trùng và chỗ thiếu.

Một điều đáng nhớ

Phần nói bạn kiểm soát hoàn toàn — bạn viết nó, bạn tập nó.

Phần bạn không kiểm soát là các câu hỏi, và đó chính là lý do nó xứng đáng nhận nửa thời gian chuẩn bị của bạn.

Câu hỏi thường gặp